Comme toute acquisition d’un nouveau poste, les premiers jours, voir les jours qui précèdent la prise de poste de manager reste une étape importante et cruciale pour la suite de toute la mission confiée.
Le manager doit bien préparer son entrée dans le poste
Pour une prise de poste réussie, 3 étapes sont à respecter minutieusement : la préparation de la prise de poste, l’organisation des étapes de la prise de poste, le suivi et le contrôle.
Regardons cela plus en détail
La préparation
Il faut dans un premier temps faire l’analyse de l’environnement de l’entreprise dans son ensemble et de son service plus particulièrement. Cette analyse doit permettre au nouveau manage de connaitre les stratégies à mettre en place pour la bonne marche de l’unité. Pour une prise de poste réussie, le nouveau manager se doit de consulter tous les dossiers relatifs au fonctionnement de son département. Il doit donc procéder à des demandes d’information auprès de sa hiérarchie directe, mais aussi aux autres départements de l’entreprise avec lesquels son équipe sera amenée à travailler. Le manager doit veiller à la consultation des informations disponibles sur place, des outils à sa disposition, au contact des concurrents, des clients ainsi que des autorités.
Avant la prise de poste, il incombe au manager de discuter avec sa hiérarchie point par point des différentes tâches qui lui seront destinées. En d’autres termes, le nouveau manager doit faire connaissance de sa mission. Lors de l’entrevue, il ne faut surtout pas hésiter à poser des questions s’il y a des points qui ne sont pas très clairs.
La prise de poste
Le premier jour de votre prise de poste, saluer individuellement chaque membre de l’équipe. Cette approche vous permettra déjà d’avoir une idée sur la personne. Ensuite, procéder à l’organisation d’une réunion avec toute l’équipe. Ne négligez pas ce point et préparez-la pour mener une réunion efficace. Pendant la réunion, vous allez annoncer les règles du jeu de votre collaboration. Vous allez décrire vos objectifs, votre méthode de travail ainsi que la répartition des taches, faire part à l’équipe de vos attentes. N’hésitez pas non plus à demander à l’équipe leur souhait, leur problème ou toute autre chose dont elle veut partager avec vous. Pour briser la glace, optez pour une réunion autour d’un café le matin.
Ensuite, organisez des entretiens individuels avec chaque membre de l’équipe. Cette étape vous permettra de connaitre un peu mieux chaque membre de l’équipe. Avec un bon abord, vous allez découvrir les souhaits ainsi que les problèmes de chacun, l’ambiance dans l’équipe.
Après la réunion avec l’équipe, vous devez faire un compte rendu auprès de vos supérieurs hiérarchiques. Le compte rendu portera sur votre vision sur la situation actuelle de l’agence, vos négociations de moyens. L’approche de vos hiérarchies est également nécessaire pour avoir une assurance et recevoir leur accompagnement tout au long de votre parcours.
Le suivi et le contrôle
Après avoir mis en place vos objectifs ainsi que vos attentes auprès de vos collaborateurs, vous devez dresser un fichier de suivi à mettre à jour régulièrement pour savoir à tout instant l’avancement de votre équipe dans votre démarche. Le tableau de suivi vous permet également de vous positionner par rapport à vos objectifs, de recadrer les collaborateurs qui sont en retard et d’encourager ceux qui sont en bonne voie. La tenue régulièrement d’une réunion avec vos équipes vous permettra de discuter avec chacun d’eux sur les problèmes rencontrés et de partager les exploits connus par chacun.
Réussir la prise de poste d’un manager nécessite donc une bonne préparation et un bon suivi pour pouvoir assumer convenablement les missions confiées.
