Depuis le 25 mai 2018, le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données est entré en vigueur. Toutes les structures traitant des données personnelles doivent respecter ses directives. Cela passe par la protection des droits des citoyens et de leurs informations personnelles. Ainsi, pour vérifier la mise en conformité, l’entreprise doit réaliser un audit RGPD. Cette démarche permet d’assurer la sécurité des données traitées grâce à la mise en place d’un système d’information efficace. Découvrez les spécificités d’un audit RGPD.
Qu’est-ce qu’un audit rgpd ?
L’audit RGPD est la première étape indispensable dans le cadre d’un projet de mise en conformité RGPD. Il consiste à analyser la façon dont une entreprise gère ses données. En effet, la CNIL prévoit des contrôles stricts pour vérifier si les organisations respectent le règlement relatif à la protection des données. Il est donc important de le mettre en place pour se conformer avec la loi. Vous pouvez prendre rendez-vous auprès d’une société de conseil pour déléguer la réalisation de l’audit rgpd.
Pourquoi faire un audit RGPD ?
Pour s’assurer que les données recueillies auprès des personnes sont utilisées à bon conscient, le règlement européen propose l’audit RGPD. Il permet, non seulement, d’apporter une certification appropriée sur la façon de traiter les données, mais aussi de réviser la fiabilité et la sécurité du système d’information.
La sécurisation des données de votre entreprise
Grâce à la numérisation, les informations sont exploitées et transmises plus rapidement. Néanmoins, des doutes sur la sécurité peuvent persister. En effet, des personnes malintentionnées peuvent subtiliser les données confidentielles de votre entreprise à cause des failles de sécurité. Il est donc important de renforcer la sécurité en mettant en place une stratégie de protection des données à caractère personnel. L’audit RGPD intervient sur le contrôle des points à améliorer pour renforcer le niveau de sécurité des données de votre société.
La confiance des consommateurs
Les clients peuvent facilement faire confiance à une entreprise qui applique les dispositions du RGPD. En effet, cela améliore votre image de marque auprès de vos clients et valorise le statut de votre entreprise. L’audit vérifie le respect du règlement relatif au droit d’accès, de rectification ou à l’oubli. Ainsi, le client peut être sûr que ses données sont traitées conformément au RGPD.
La création de nouveaux services
Dans le cadre du traitement de données, les entreprises peuvent développer des solutions additionnelles pour garantir la confidentialité des données. Ainsi, elles pourront les proposer à leurs clients comme un service payant.
Une efficacité commerciale
Pour faciliter la mise en conformité, l’audit RGPD vérifie le bon fonctionnement de votre système de gestion des informations. Cela permet une meilleure organisation de vos processus de traitement et un meilleur ciblage de votre communication, ce qui facilitera vos opérations commerciales.
Les principaux diagnostics à réaliser dans un audit RGPD
L’audit comporte plusieurs diagnostics. Il s’agit de :
L’audit de collecte des données
Le RGPD réglemente la façon de réunir les données. Durant l’audit, les différents mécanismes de collecte des données dans votre société, sur vos sites Internet et vos outils, seront analysés. Toutes les sources doivent être listées comme le téléphone ou les fiches de renseignements sur le Web. Il faut noter que les données collectées doivent être recueillies sous consentement. Ce dernier est considéré comme l’un des points les plus sensibles du RGPD. Ainsi, vérifiez si :
- le formulaire indique de manière claire et transparente l’objectif de la collecte ;
- le formulaire informe les droits des internautes (droit de modification, droit de rétractation…) ;
- les cases précochées sont supprimées.
L’audit des traitements des données personnelles
L’audit de traitement identifie la façon dont les données sont utilisées. Il permet d’analyser la finalité des données. Ensuite, il définit les traitements utilisés. Cela permet d’établir le registre des traitements et les procédures de documentation. Le registre répertorie l’ensemble des traitements opérés.
Par ailleurs, l’audit de traitement permet d’identifier les données qui ne sont pas utilisées par l’entreprise ou qui n’ont pas de finalité. Ainsi, cette dernière doit les supprimer pour minimiser les données conservées. L’audit permet de :
- repérer les données non conformes au RGPD ;
- identifier les données échangées avec un prestataire en-dehors de l’Union Européenne ;
- décrire les règles d’accès aux données ;
- identifier les responsables de traitement et les sous-traitants.
L’audit du système d’information
Cet audit permet de savoir s’il y a des données personnelles dans l’entreprise et de déterminer les flux des données entrants et sortants. Pour cela, l’audit prend tout d’abord la forme d’une cartographie du système d’information. Cela permet de localiser l’emplacement des différentes données conservées dans le système d’information. Ensuite, il devra identifier les types de données en les listant et en indiquant leur lieu de conservation. Il convient de noter que l’utilisation d’un dispositif d’unification facilite amplement la tâche. Il permet de réaliser une meilleure cartographie du système d’information, bien que les données soient éparpillées à l’intérieur.
L’audit de la sécurité des données personnelles
Cet audit RGPD concerne la sécurité des données, leur stockage et le processus informatique. Il analyse les éventuels risques sur les données personnelles. Pour ce faire, il vérifie les outils, les bases de données, les flux, les réseaux, les postes informatiques, les applicatifs… Pour améliorer le niveau de protection, il convient de :
- faire des tests d’intrusion ;
- analyser les procédures prévues en cas de fuite ;
- crypter les données.
Comment réaliser un audit RGPD ?
La réalisation d’un audit RGPD nécessite des compétences techniques et des compétences juridiques pour maîtriser le RGPD et connaître les obligations des entreprises dans le cadre de la gestion des données. Ainsi, il convient de se faire accompagner par un professionnel comme un avocat, un expert en droit ou un DPO (Data Protection Officer) pour le réaliser.
Quels sont les risques encourus en cas de non-conformité ?
Toutes les entreprises doivent se soumettre aux règlements et obligations du RGPD. Voici quelques sanctions encourues en cas de non-respect de ces derniers :
Les amendes administratives
En cas de violation du RGPD, l’entreprise encourt une sanction administrative. Le montant de l’amende est fixé selon l’article 8 du RGPD et selon la situation.
Les dommages et intérêts
Si l’entreprise est responsable du mauvais traitement des données personnelles d’une personne, cette dernière peut la poursuivre en justice. Elle doit donc engager certains frais pour résoudre ce cas judiciaire. Si son système de traitement de données n’est pas conforme au RGPD, elle devra verser des dommages et intérêts à la personne concernée.
La perte de réputation
C’est sans aucun doute le risque le plus probable. L’image de l’entreprise sera affectée et la confiance des clients sera brisée. Ainsi, la société perdra une grande part du marché.
Les sanctions pénales
Les sanctions pénales interviennent dans le cas où la violation ne peut être réprimandée par une amende administrative. Elles sont considérées comme des sanctions complémentaires. Cependant, elles peuvent être plus lourdes comparées aux amendes administratives (jusqu’à 5 ans d’emprisonnement avec une pénalité de plus de 250 000 d’euros environ).
